【整体院に絶対に必要】着信と同時にお客様の情報がPCに表示されるシステム

整体院やサロンで予約の電話がかかってくると聞かなければいけない情報がたくさんありますよね。
お客様の名前、メニュー、予約日、新規かリピーター、担当のスタッフなどなど

アナログの店舗だと久しぶりのお客様の場合、前回のメニューや担当を覚えてないと一旦、電話を保留にしてカルテを探して調べなければいけません。
施術中だとこの作業はかなり面倒で焦ってしまいお客様への対応も雑になってしまう事もあります。

そんな場面でも困らない便利なシステムを無料で利用できてしまう方法を紹介します。

このシステムは自分で設定しなくてはいけないので多少面倒ですが、このようなシステムを外部に委託すると月に数万円かかる業者もあります。

私が経営する整体院でもこのシステムを使用していますがめちゃくちゃ便利です。
電話に出る前にパソコンの画面にお客様の名前や個人情報が表示されているので色々と質問する時間のロスもなく落ち着いて対応できます。

CTIシステムとは

CTIとは、Computer Telephony Integrationの頭文字をとったもので電話とPCの中のデータを連動させることができるシステムになります。

着信が入った際に顧客情報が入っているシステムの電話番号と照らし合わせて該当する顧客をPC上に表示させることが可能です。

CTIシステムを利用すると着信と同時にPCの画面上にポップアップ表示され電話に出る前に登録したデータを見ることが出来るため業務の効率化に役立ちます。
美容院などでは普及されていますが整体院や接骨院ではまだ利用していない店舗が多いようです。

今回紹介するシステムは『Fullfree』という顧客管理ソフトとCTIシステムを連携させて利用する方法を紹介します。

なんか難しそうなシステムだと思う方もいますがFullfree (https://www.fullfree.jp/)のサイトに分かりやすく設定方法が書いてあるのでマニュアルに沿って設定していけば初心者でもできます。

顧客管理システム『Fullfree』とは

CTIシステムを利用するには顧客情報を事前に顧客管理ソフトに登録しておく必要があります。
この顧客管理に利用するのが私が経営する整体院でも使用している『Fullfree』です。
このソフトは無料でダウンロードできるのでCTIシステムを利用しなくても顧客管理ソフトとして利用しても価値があるソフトです。
それではこのソフトの特徴を見ていきましょう。

カスタマイズして顧客管理アプリを自由に作成できます

Fullfreeでは全項目を自由にカスタマイズして、自社独自の顧客管理アプリを作成できます。
会員管理システムや注文管理システムなど自由自在です。

整体院の場合は顧客の名前の他、担当、メニュー、家族情報など自分の店舗にあった項目をカスタマイズできます。

※着信があると上記の画面がPCにポップアップされます。

クラウド対応

Fullfree を使うと、5台までのパソコンでアクセス出来る顧客管理システムを無料で構築出来ます。
電話着信時はすべてのパソコンに電話のあった顧客情報を自動的に表示出来ます。
クラウド上にデータを保存することができるのでパソコンが故障して顧客情報が消えてしまった、という状況でも安心です。

無料で進化し続ける顧客管理ソフト

Fullfreeは無料でバージョンアップできます。
時代に合わせて機能も改善され顧客管理ソフトが進化され続けています。
いつでも最新のソフトを無用でダウンロードできます。

CTIの設定手順

パソコンとCTI機器の接続

電話回線、あるいは、ご利用の電話機によって接続方法が異なります。
おすすめはNTTひかり電話です。
これから開業する方やアナログ回線を使っている方はこちらをお勧めします。
なぜ、おすすめするかというとNTT社のひかり電話の場合は、提供されるルーターに CTIシステム用の機能があるためCTIアダプタなしで Fullfree と接続出来ます。

一般加入電話、ADSL、ISDN、光回線（au やソフトバンクなどの光電話）、IP電話など、一般の家庭用電話機（アナログの電話機）をお使いの場合は、CTIシステムを利用するためのアダプタが必要になります。
冒頭に無料で利用できると書きましたがNTTひかり電話以外は多くの方がこのアダプタが必要になります。
とはいっても数10万もするわけではありません。
アロハND5というアダプタをFullfreeは推奨しています。
このアダプタは私も利用していますが安く購入する方法を調べたところAmazonに売っていました。
１度購入すればこれからもずっと利用できるのでNTTのひかり電話以外の方は購入しておきましょう。

※CTI がどのようなものか試すだけならCTI 機器がなくてもシミュレーション機能を使って無料で動作を確認出来ます。

Fullfree のインストール

顧客管理につかうソフトであるFullfree をインストールします。
必要な顧客情報をお店の特性に合わせて入力していきます。

すでに他社の顧客管理ソフトやエクセル等で管理している場合はをデータをインポートして利用する事も出来ます。

接続の設定

電話回線⇒アダプタ⇒パソコンと接続しFullfreeのソフト上でCTI設定をします。

まとめ